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Lorsqu’une nouvelle année commence, classez vos papiers de l’année précédente. A cette fin, utilisez des boites de classement et d’archivages et notamment les boites avec dossiers suspendus sont constituée de dossiers suspendus. rajoutez une étiquette avec l’année pour vous y retrouver. Continuez à utiliser une couleur par thème ( factures, finance, logement, assurance… ) une fois, vos boites de classification et d’archivage installées, réservez-leur une étagère dans le bureau. Si vous suivez de multiples affaires ou que vous occupiez des papiers de toute les personnes vivant sous votre toit, choisissez un meuble de tableau. Ces meubles à tiroirs sont munis de dossiers suspendus bien pratiques pour assurer facilement chaque thème.
Un extrait d’acte d’arrivée sur terre est demandé si vous devez renouveler des papiers d’identité comme un passeport, une carte d’identité ou pour demander un livret de famille. Ce document est aussi nécessaire lors d’un mariage ou d’un divorce par exemple. Selon les cas, différentes formes d’extrait d’acte d’arrivée sur terre peuvent être requises : soit une copie totale qui intègre, en plus des infos obligatoires, des mentions dites « marginales » comme un pacs, un divorce, un décès ou l’achat de la français ; soit un retiré d’acte de naissance avec filiation qui mentionne les conditions concernant les parents ou enfin un levé d’acte d’arrivée sur terre sans filiation qui rapporte seulement les informations de la personne concernée par l’acte.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous permettront de scanner vos papiers simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos documents papiers, c’est néanmoins plus efficace ( et plus respectueux pour les alentours ) que d’imprimer la totalité des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s’applique à chacun de vos papiers : il est capital de se renseigner pour ne pas rencontrer de difficultés plus tard ! ainsi que vous êtes en pleine possession de l’ensemble ces infos, vous pouvez commencer le rangement. en premier lieu, comme la plupart des personnes, vous avez sans aucun doute des papiers en attente de classement. Pour éviter de les perdre ou d’omettre leur rangement, réservez-leur un espace, en mettant par exemple une corbeille sur votre bureau.
il est recommandé de stocker ces papiers administratifs, mais ils ont aussi leur date de péremption. Ainsi, passé un certain délai, il n’est plus nécessaire de conserver certains papiers tels des factures et des déclarations en tout genre. Voici un récapitulatif des durées durant lesquelles il est recommandé de entretenir les différents genres de papiers : 1 an : les documents de facturation de appel téléphonique, d’internet ou de , ou encore les justificatifs de paiement d’un PV. 2 ans : les relevés d’allocations familiales, les honoraires du médecin, les lettres de résiliation de contrat, les papiers de cpam et mutuelle, ainsi que les papiers de crédit. 3 ans : les avis de redevance audiovisuelle et les déclarations de revenus. 5 ans : les documents de facturation des eaux et d’électricité, les quittances de annuités et de charges locatives, les documents de facturation de gaz, les attestations de paiement des impôts, le contrat de location et les justificatifs de paiement des pensions alimentaires. 10 ans : les relevés bancaires, les bordereaux de paiement, les crédits immobiliers, les contrats d’assurance vie après le délai de décès…
Lorsque les courriers arrivent, il est important de réaliser un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent pendant des mois dans un coin du travail. Les courriers urgents sont à parcourir immédiatement, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est conseillé d’avoir un organiseur de bureau pour aménager les papiers importants qui demandent une marche ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, documents de facturation en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se éliminer dès le début des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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